Hoy te traemos todo lo que debes saber sobre la facturación electrónica en Colombia. Para empresarios como tú, este tema se ha convertido en un asunto muy importante en los últimos meses, y va más allá de ser un requisito determinado por la DIAN y se ha trasformado en uno de los mejores aliados para hacer negocio.
Por esta razón, te contamos como puedes hacer la implementación en tu empresa.
¿Qué es la facturación electrónica?
La factura electrónica, factura digital o eFactura no deja de ser una simple evolución de la factura en papel, con la particularidad de que requiere de tecnología y soporte electrónico para su almacenamiento y gestión, en lugar de soportes físicos como la factura tradicional. En definitiva, una factura que se emite y se recibe en formato electrónico en lugar de papel.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
Están obligados a facturar electrónicamente:
- Responsables del impuesto sobre las ventas IVA
- Responsables del impuesto al consumo
- Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de la calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
- Comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
- Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas.
- Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación Simple.
- Entidades del Estado del orden nacional, territorial y local.
- Entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios.
- Instituciones educativas.
- Actividades de seguros y títulos de capitalización.
- Notarias.
- Distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimidos.
¿Cómo puedo implementar la factura electrónica?
Aquellos obligados a facturar electrónicamente podrán optar por implementar el mecanismo de factura electrónica mediante cualquiera de las siguientes tres opciones:
- Con la solución gratuita: utilizando un servicio gratuito de factura electrónica de venta dispuesto por la DIAN para que los facturadores electrónicos efectúen la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica, así como de las notas débito y crédito y demás documentos electrónicos derivados.
- A nombre propio: a través de un desarrollo informático a la medida, el cual podrá ser ejecutado con la ayuda de un equipo de personal técnico, siguiendo las orientaciones de las normas expedidas por la DIAN. Otra forma mediante la que puede cumplirse con esta obligación es usando un software contable que cuente con la posibilidad de conectarse con la DIAN.
- Mediante un proveedor tecnológico: recurriendo al apoyo proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN para la prestación de los servicios relacionados con la facturación electrónica. Proveedores tecnológicos hay muchos y elegir uno dependerá de tu tipo de negocio, nivel de facturación y de tu bolsillo. En Abacu Lab recomendamos a nuestros clientes usar Alegra por su interfaz amable, que gracias a su software y contable y de facturación electrónica podemos llevar el registro ordenado de los comprobantes emitidos y los recibidos, haciendo más sencilla la contabilidad de tu empresa. A través del Centro de Transformación Digital del Magdalena puedes acceder a un año gratis con el ERP Alegra.
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para tu negocio?
1. Entrega instantánea y segura de facturas: ya no tendrás que esperar a que las facturas se envíen por correo, esperar los cheques del cartero o hacer cola en el banco para depositar los cheques del día. Puedes enviar facturas electrónicas de forma segura directamente a la bandeja de entrada del correo electrónico de tu cliente con solo hacer clic en un botón.
2. Menos tiempo dedicado al procesamiento de facturas: la facturación electrónica le permite distribuir varias facturas en una fracción del tiempo que tomaría crear y enviar una factura en papel.
3. Reducción de costos: las facturas en papel pueden acumularse y los sobres no crecen en los árboles. ¡Gratis es mejor! Reducir estos costos puede ser una de las mayores ventajas de la facturación electrónica.
4. Facilidad para almacenar copias las facturas: los recordatorios automáticos y las facturas electrónicas dejan un rastro que es fácil de consultar para ti y tus clientes. Esto significa menos desorden en el lugar de trabajo y no es necesario archivar. ¡Piensa en lo organizado que será!
Con cada vez más clientes que se conectan en línea para encontrar una solución de pago que se adapte a sus necesidades, la facturación electrónica es una gran herramienta para tu negocio que les brinda a tus clientes un proceso de facturación agradable y sin inconvenientes.
Autor: Claireth Cantillo – CEO Abacu Lab
El Centro de Transformación Digital de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena ponemos a tu disposición asesores expertos. Agenda una asesoría aquí.
